Dans l’exercice de son activité, l’entreprise est tenue de conserver les documents qu’elle émet ou reçoit. Car ils constituent sa mémoire. Mais cette conservation s’impose surtout pour le respect d’une obligation légale. Tous les documents produits ou reçus méritent une attention particulière. Et en fonction de leur nature, leur conservation se fera selon une certaine durée minimale. Voici les principaux documents que toute entreprise doit absolument garder en lieu sûr.

Article inspiré de : Quels types de documents, quels formats d’archives, quels sont les risques encourus ?

Les factures

Ne vous débarrassez pas de vos factures, qu’elles soient émises suite à vos ventes ou lors de vos achats. Leur présentation peut être exigée pour apporter une preuve dans le cadre d’un litige. Si on s’en tient au Code Général des Impôts, vous devez conserver vos factures pendant 6 ans. Mais le respect des obligations comptables impose leur conservation pendant 10 ans. Notez que vos factures doivent garder leur format d’origine.

Les documents sociaux

Il est très important de conserver vos documents sociaux qui sont de diverses natures. Concernant vos statuts, la loi vous demande de les garder pendant 5 ans, à partir de la date de la radiation de votre société au RCS (Registre du commerce et des sociétés).  D’autres documents sociaux doivent être conservés pendant 6 ans au siège social de votre entreprise, et ce sous leur format d’origine. Il s’agit du registre des procès-verbaux du conseil d’administration, du directoire et du conseil de surveillance, du registre des mouvements de titres et ordres de mouvement et les rapports des gérants, du conseil d’administration, des commissaires aux comptes, du conseil de surveillance et du directoire.

Les documents comptables

La conservation de vos documents comptables est obligatoire. Ne détruisez donc pas vos comptes annuels, registres comptables, pièces justificatives et autres documents qui décrivent les procédures comptables. Vous devez les conserver sous leur format d’origine pendant une période de 10 ans, dès la clôture du livre ou registre. Veillez notamment à ce que les agents de l’administration puissent les avoir rapidement en leur possession en cas de besoin.

Les documents relatifs au personnel

Il est également primordial de conserver tous les documents relatifs à votre personnel. Il s’agit, entre autres, du registre du personnel, des bulletins de paie et des documents relatifs aux rémunérations. Leur conservation doit être faite pendant 5 ans au sein de votre entreprise. Et à l’instar des autres types de document, il est demandé qu’ils restent dans leur format d’origine.

Que peut vous apporter un cabinet d’expertise comptable dans la conservation de vos documents ?

Les conseils d’un cabinet d’expertise comptable peuvent vous aider à bien garder les documents de votre entreprise et surtout à respecter les délais légaux de conservation. Si vous cherchez à contacter une telle structure, privilégiez l’expérience. Sur ce point, vous serez satisfait en collaborant avec SR Conseil, un cabinet d’expertise comptable en service depuis plus de deux décennies. En plus de bien vous faire comprendre pourquoi la conservation des documents de vos entreprises est importante, les professionnels du cabinet pourraient intervenir pour la bonne tenue de votre comptabilité. Aussi, ils ont l’expertise pour vous aider à respecter toutes vos obligations fiscales et peuvent s’occuper des déclarations à faire à cet effet. Comprenez donc que vous gagnez à collaborer avec un cabinet d’expertise comptable.

Lire cet article pour en savoir plus sur la conservation des documents d’entreprise